Kurssirunko ja oppimistavoitteet
Oppimistulokset silmukassa 2: Opiskelija oppii virtuaalitiimien viestinnästä. Virtuaaliympäristössä sanaton viestintä on vähäistä ja kirjalliseen viestintään tukeutuminen voi johtaa virhetulkintoihin. Virtuaaliviestintä edellyttää tunneälyä ja tietoisuutta viestintä- ja vuorovaikutustyyleistä sekä matalaa kynnystä ottaa yhteyttä muihin.
Opiskelijat oppivat tiimien dynamiikasta. Ryhmädynamiikan edistäminen kaikkia sitouttavalla ja osallistavalla tavalla on tärkeää. Kun tieto on hajallaan ja asioiden selittäminen vie enemmän aikaa ja vaivaa, vuorovaikutuksen tempo voi jähmettyä ja tauot unohtua helposti. Tämä voi johtaa multitaskaukseen, ja siihen, että yksilöt eivät keskity täysin.
– Osaat kertoa tärkeitä kulttuurien välisiä eroja viestinnässä
– ja tiimityöllä on tässä oma roolinsa.
– Virtuaalitiimitilanteissa osaat käyttää tilanteeseen soveltuvia keskustelutekniikoita.
– Käytät konfliktinratkaisustrategioita tiimissä.
– Otat kuvakaappaukset keskustelun pääkohdista.
– Tiivistät yksinkertaisten tekstien sisällön uudelleen vieraalla kielellä.
– Käytät vieraalla kielellä arkipäivän tilanteissa ja ammattialalle sopivaa sanastoa.
– Erotat toisistaan tarkoituksenmukaiset suulliset ja kirjalliset viestintämuodot.
– Osaat selittää esiintymisen mahdollisuuksia ja riskejä analogisessa ja
– digitaalisissa verkoissa.- …
Suositeltava tapaamismuoto: virtuaalinen (virtuaalinen muoto mahdollistaa kaikkien virtuaaliviestintään liittyvien haasteiden kokeilemisen).
…
Suositeltu tapaamisen kesto: 2 x 2t (virtuaaliympäristössä oppijat väsyvät nopeammin)
Silmukoiden 1 ja 2 välisen yhteyden muodostaminen:
a. (30min) Näytä ensin yksilölliset pohdintakysymykset (muistutuksena) ja pyydä sitten opiskelijoita pienemmissä ryhmissä (eri ryhmissä kuin virtuaaliset opiskelijaryhmät) keskustelemaan tärkeimmistä virtuaalista viestintää koskevista kokemuksista, jotka ovat peräisin yksilöllisiin pohdintakysymyksiin vastaamisesta ja silmukan 1 aloitusratkaisusta. Kiteyttäkää tulokset 3-4 tärkeimpään havaintoon. Pyydä oppilaita siirtymään powerpoint/canva-palveluun ja valitsemaan infograafimalli ja laatimaan infograafi virtuaalitiimien viestinnän tärkeimmistä näkökohdista / tärkeimmistä havainnoista. Tehkää infografiikka/juliste/esitys, jossa havainnollistetaan tärkeimmät tulokset.
b. (15min) Esittely ja keskustelu.
Yhteistyösopimus (5 min) luennoitsija ehdottaa tapaamissopimuksen tekemistä:
– Mikrofonit pois päältä, kun ei puhuta
-Kamerat päällä, jotta ohjaaja voi paremmin seurata, miten oppijat pärjäävät;
– Kysymysten esittäminen (chatissa vai äänellä?).
Aktivointi / tunnelman keventäjä (5 min)
Aloita kysymällä oppijoilta, miltä heistä tuntuu, käyttämällä reaktioita (hymiöitä zoomissa). Näin oppijat oppivat zoomin/teamsin tai minkä tahansa muun käytetyn alustan toiminnallisuudet.
Viestintätyyli, johdonmukaisuus ja laatu
Suositeltu osion kesto: 2t 30 min
Viestinnän aiheen esittely (20 min): Pyydä oppilaita korostamaan silmukassa 1 olevien kokemusten myönteisiä vaikutelmia ja ongelmia (jotka liittyvät mihin tahansa vuorovaikutuksen/viestinnän tasoon). Vähintään 1 myönteinen kokemus ja 1 haaste.
VINKKI: aiempaa keskustelua voidaan syventää keskustelemalla siitä, miten tärkeää on jakaa hyviä asioita virtuaaliympäristössä. Näin tehdään siirtyminen silmukassa 1 olevien opiskelijoiden kokemusten ja silmukassa 2 olevien aiheiden välillä.
Teoria (5min): Esittele teoria (pari diaa) viestinnästä. Inspiraatiota voi hankkia täältä
Riippuen siitä, mihin luennoitsija haluaa keskittyä, seuraavia tehtäviä voidaan käyttää käytännön kokemuksen hankkimiseen aiemmista aiheista:
Esimerkkitehtävä 1: Johdonmukaisuus/ muutos (15 min)
Perehdytä osallistujat. Pyydä kaikkia osallistujia nousemaan ylös. Kerro heille, että aiot antaa heille ohjeet siitä, mihin suuntaan katsoa. Heidän on käännettävä päätään (vain päätään, ei vartaloa) ja katsottava oikeaan suuntaan.
Selitä yksityiskohdat. Kun sanot ”ylös”, osallistujien on kallistettava päätään ja katsottava kattoon (tai taivaalle). Kun sanot ”alas”, osallistujien on laskettava päätään ja katsottava lattiaan (tai jalkoihinsa). Kun sanot ”vasemmalle”, osallistujien tulisi kääntää päänsä vasemmalle. Kun sanot ”oikealle”, osallistujien tulisi kääntää päänsä oikealle.
Anna ohjeet. Sano sanat ylös, alas, vasemmalle ja oikealle satunnaisessa järjestyksessä ja kehota osallistujia noudattamaan ohjeitasi. Jatka ohjeiden antamista melko nopeaan tahtiin.
Vaihda sanojen merkitystä. Noin minuutin kuluttua kerro osallistujille, että aiot tehdä muutoksen. Tästä lähtien ylös tarkoittaa alas ja päinvastoin. Kun siis sanot ”alas”, osallistujien on katsottava ylös kattoon. Vastaavasti, kun sanot ”ylös”, osallistujien pitäisi katsoa alas jalkoihinsa. Selitä, että sanojen vasen ja oikea merkitys pysyy samana. Huuda neljä suuntaa satunnaisessa järjestyksessä ja pyydä osallistujia noudattamaan ohjeita. Muistuta heitä kuitenkin siitä, että heidän on muistettava sanojen ylös ja alas uusi merkitys. Tulet näkemään monia ”virheitä” ja paljon hämmentynyttä naurua.
Päätä istunto. Ilmoita toiminnan päättymisestä noin minuutin kuluttua.
Viestintätapa (10 min)
Esimerkki: anna oppilaille esimerkki: ”Sinun on päästävä yhteisymmärrykseen henkilön kanssa, joka on mielestään aina oikeassa. Aikaa on 20 minuuttia. Miten lähestyisit asiaa?” Reflektoi opiskelijoiden vastauksia eri viestintätyylien valossa.
Viestintätyyliä koskeva roolileikki (20 min):
6 ajatteluhattua -harjoitus isossa ryhmässä. Pyydä opiskelijoita laskemaan ja yhdistämään kunkin numeron ajatteluhattuun. Esittele oppilaille tapaus ja pyydä heitä vastaamaan/keskustelemaan käyttäen ”hattujaan”.
Viestinnän laatu ja johdonmukaisuus (20 min)
Lyhyt teoria (5 min): Keskustele tehokkaan viestinnän avainkohdista, esim:
– johdonmukaisuus (sanoissa ja teoissa)
– selkeys (aikomukset, toiveet, tarpeet ja sanamuoto).
– huolellinen ja aktiivinen kuuntelu
– toisten kunnioittaminen
Jälkiarviointi
Kysy osallistujilta, kuinka vaikeaa oli noudattaa ohjeita, kun sanojen merkitykset olivat muuttuneet. Pyydä heitä keskustelemaan vastaavista kokemuksista tosielämässä.
Oppimiskohdat
– On tärkeää olla johdonmukainen (kun käytetään joitakin viestintävälineitä, annetaan ohjeita jne.).
– On tärkeää kuunnella ja kiinnittää huomiota ohjeisiin/ siihen, mitä on sanottu.
– On vaikea perua asioita, joihin on tottunut (liittyy kulttuurisiin ja muihin kokemuksiin, jotka ovat ihmisten käyttäytymisen ja ymmärryksen taustalla).
– Jos on todellinen tarve muuttaa jotakin, ota huomioon, että muutokset vievät aikaa – ja se on täysin ok.
Esimerkkitehtävä 2: Selkeys, piirustuspeli (15 min): Oppilaat järjestetään pareittain (breakout rooms). Parit piirtävät kuvan, joka koostuu kolmesta yksinkertaisesta esineestä (kolmio, neliö ja rengas). Kummallakin on 2 minuuttia aikaa selittää kuvansa toiselle (näyttämättä sitä). Toinen osapuoli piirtää kuvan selityksen perusteella. Sitten sama toistetaan – se, joka piirtää, selittää ja päinvastoin. Sitten oppijat vertailevat tuloksia ja keskustelevat siitä, mikä toimii ja mikä ei toimi virtuaaliviestinnässä. Piirustuspelin jälkeen keskustellaan viestinnän selkeyttä ja johdonmukaisuutta koskevista kokemuksista.
Laskeutumisharjoitus (5 min): Nyt kun oppijat ovat oppineet eri näkökohtia viestinnästä virtuaalitiimeissä, pyydä heitä pohtimaan ja kirjoittamaan ylös, mitä he aikovat muuttaa omassa viestinnässään virtuaaliympäristössä?
Osallisuus, yhteenkuuluvuus ja
Suositeltu osion kesto: Enintään 2 tuntia
Aktivointi / tunnelman keventäjä (10 min)
Moninaisuusbingo (selitetään täällä)
Nopea aivoriihi (10 min): pyydä oppilaita sanomaan, mitä näihin kolmeen termiin (osallisuus, yhteenkuuluvuus, luottamus) liittyy. Pyydä 3-4 oppilasta sanomaan, mikä liittyy osallisuuteen, ja sitten seuraavat 3-4 oppilasta yhteenkuuluvuudesta jne.
Teoria (5 min): termien asettaminen virtuaalisen tiimityön kontekstiin.
Osallisuus – ketään ei unohdeta tai jätetä ulkopuolelle, kaikki voivat puhua kokouksissa ja kaikkia kuunnellaan.
Yhteenkuuluvuus – tiimitunne ”yksi kaikkien puolesta ja kaikki yhden puolesta”. Teoriassa on helppo sanoa olevansa yksi tiimi, mutta todellisuudessa virtuaalitiimin jäsenet oppivat nopeasti, että on tehokkaampaa työskennellä erikseen eri tehtävien parissa. Miten varmistetaan, että kaikki tietävät, kuka tekee mitäkin ja miten saadaan yhteinen käsitys koko tehtävästä/projektista jne.
Luottamus – Tutkimukset osoittavat, että virtuaalitiimeissä työskentelevät ihmiset alkavat ylikorostaa omia ponnistuksiaan ja luulevat, että muut työskentelevät vähemmän. Miten tähän voidaan vaikuttaa?
Luotettavuus – miten voit varmistaa, että muut ihmiset tekevät, mitä he sanovat tekevänsä, ja myös osoittaa muille että sinuun voi luottaa? Voit olla avoimempi jakamaan edistymistäsi, jotta ryhmä saa tietää pienistä askelista, joita olet ottanut kohti päämäärää.
Virtuaalikokoukset ovat yleensä tehtäväkeskeisiä, ja vähemmän aikaa jää tutustumiseen henkilökohtaisella tasolla ja suhteiden rakentamiseen.
Harjoitus opitusta (30 min): Jaa opiskelijat kolmeen ryhmään ja anna heille tehtäväksi keskustella omista tosielämän virtuaaliopiskelijatiimikokemuksistaan edellä mainittuihin aiheisiin liittyen (osallisuus, yhteenkuuluvuus, luottamus). Jokaisella ryhmällä on yksi aihe. Keskustelun jälkeen he valitsevat yhden mielenkiintoisimman tosielämän esimerkin ja esittelevät sen muulle luokalle.
Palaute (45min)
Teoria (5 min): näytetään lyhyt video palautteesta.
Harjoitus (30min): Aloita analysoimalla yhdessä oppijoiden kanssa, mikä on palautteen rooli tiimeissä yleensä ja miksi se on erityisen tärkeää virtuaalitiimeissä (malli saatavilla täällä).
Jatkaa isossa ryhmässä identifioimalla rakentavan ja epärakentavan palautteen ominaisuudet. Keskustelkaa palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta.
Jaa sitten oppijat pareihin ja anna heille tehtäväksi antaa toisilleen positiivista ja negatiivista palautetta luennoitsijan kehittelemien tapausten pohjalta.
Esimerkkitapaus a) huomaat, että kollegasi myöhästyy jatkuvasti kokouksista. Tästä syystä kaikki muut joutuvat odottamaan häntä ja se vaikuttaa tiimityön kulkuun. Miten annat palautetta kollegallesi?
Huomaa, että joskus on hyvä aloittaa kysymällä kysymyksiä. Esimerkiksi: Mikä on syy siihen, että kollega on myöhässä? Onko joitain inhimillisiä syitä, joiden takia hän ei pysty osallistumaan kokouksiin tähän aikaan? Olisiko mahdollista siirtää kokouksen ajankohtaa?
Esimerkkitapaus b) huomaat, että kollegasi näkee paljon vaivaa tiimityön eteen. Miten annat palautetta rakentavasti etkä vain kehu?
Jäähdyttelyharjoitus (15 min): Luennoitsijat voivat pyytää oppijoita 5 minuutin ajan kirjoittamaan ylös silmukasta saadut tärkeimmät viestit ja jakamaan yhden – esimerkiksi tärkeimmän – muiden kanssa.
Kotitehtävät
Ryhmätehtävä 2
a. Ryhmäpohdinta
Käykää yhdessä joukkuetoverienne kanssa läpi tekemänne tiimisopimukset. Onko jotain, mitä on muutettava/sovitettava tähänastisen yhdessä työskentelyn kokemusten ja silmukassa 2 oppimanne perusteella?
b. Tiiminvetäjien haastattelut
(Mahdollisuus antaa joitakin lyhyitä ohjeita tehokkaiden haastattelujen tekemiseen ja joitakin esimerkkikysymyksiä tasosta riippuen.)
Nyt opiskelijat ovat oppineet tehokkaasta viestinnästä tiimeissä. On aika zoomata ja tarkastella organisaatiotasoa. Pyydä oppijoita haastattelemaan erilaisten virtuaalitiimien tiiminvetäjiä (eri organisaatioista).
Jos jostain syystä on vaikeaa pyytää opiskelijoita tekemään haastatteluja (joko heitä ei ole valmisteltu haastattelujen tekemiseen tai heillä ei ole pääsyä virtuaalisten tiimien vetäjiin), voit pyytää opiskelijoita tutustumaan organisaatioihin jotka toimivat 100% etänä seuraavia materiaaleja apuna käyttäen:
- kymmenen videohaastattelua 100-prosenttisesti etänä toimivien organisaatioiden johtajien kanssa.
- Top 10 virtuaalista yritystä vuonna 2020
- 15 täysin etätyötä tekevää yritystä, jotka menestyvät 100 % virtuaalityössä
Pyydä opiskelijoita laatimaan jonkin aineiston perusteella luettelo parhaista käytännöistä tehokkaan viestinnän ja dynamiikan rakentamiseksi organisaatioissa.
Mahdolliset tuotokset
- Infografiikka / juliste.
- Podcast / screencast
- Haastattelu (muotokuva, live action -elokuva)
- Ohjeistus
- Video
- Esittely
- Pecha Kucha
c. Vertaisarviointi
Pyydä opiskelijoita analysoimaan muiden ryhmien tuotoksia ja antamaan palautetta heidän työstään
Yksilötehtävä 2
a. Lukeminen
Oppilaita pyydetään tutustumaan seuraaviin materiaaleihin:
- kulttuuri ja työtavat
- johtaminen virtuaalitiimeissä
- netiketti
Lukumateriaali saatavilla täältä.
b. Oppimispäiväkirja
Kysymys 1. Kuvaile, miten tiimisi toimii tällä hetkellä eri roolien ja eri vastuualueiden osalta? Ottaen huomioon sen, mitä opit viestinnästä virtuaalitiimissä, pohdi tiimiäsi ja arvioi viestintääsi.
Kysymys 2. Työskentely monikansallisessa ja monikulttuurisessa virtuaalitiimissä. Millaisia haasteita ja etuja siihen kokemuksesi mukaan liittyy?
Kysymys 3
Oletko kokenut väärinkäsityksiä, konflikteja ja kriisejä työskennellessäsi virtuaalitiimissä? Voitko kuvailla niitä ja tunnistaa niiden alkuperän? Mitkä niistä eivät mielestäsi olleet sinun hallinnassasi ja mitkä olisivat olleet ratkaistavissa? Jos olet ratkaissut ne, miten?
Kysymys 4.
Mitkä ovat mielestäsi tähän mennessä tärkeimmät tekijät, joilla on merkitystä tehokkaiden virtuaalitiimien muodostamisessa? Mitä SINÄ voisit muuttaa, jotta SINUN tiimisi olisi tehokkaampi?
Kysymys 5.
Mitä olet kokenut viestinnän osalta sen jälkeen, kun olet kytkenyt digitaaliset työkalut pois päältä vähintään 2 tunniksi päivässä? Jos saisit valita, milloin haluaisit kommunikoida virtuaalisesti ja milloin fyysisesti?